Nhân Viên Vận Hành Chăm Sóc Khách Hàng

A. Hành chính & vận hành văn phòng

• Quản lý các công việc hành chính hằng ngày của văn phòng CorporateConnections.
• Quản lý hồ sơ, hợp đồng, công văn, tài liệu và dữ liệu nội bộ.
• Theo dõi văn phòng phẩm, trang thiết bị và các dịch vụ văn phòng.
• Phối hợp với nhà cung cấp về địa điểm, in ấn, quà tặng, F&B, logistics và các dịch vụ liên quan.
• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu hành chính từ đội ngũ CC.
• Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu khoa học, dễ truy xuất.

B. Quản lý dữ liệu Members

• Cập nhật và quản lý thông tin Members trên hệ thống/database của CorporateConnections.
• Theo dõi Member mới, thời hạn membership, tình trạng renewal, attendance, thông tin doanh nghiệp và các thay đổi liên quan đến Member.
• Đảm bảo dữ liệu Member luôn đúng – đủ – đều – cập nhật kịp thời.
• Chuẩn bị báo cáo Member định kỳ cho National Director/Leadership Team.

C. Hỗ trợ Member Experience

• Là đầu mối hỗ trợ các yêu cầu hành chính cơ bản của Members.
• Hướng dẫn Member mới về onboarding, lịch hoạt động, nền tảng/hệ thống CC, tài liệu và quy trình cần thiết.
• Gửi thông báo, thư mời, reminder và tài liệu trước các chương trình.
• Theo dõi phản hồi của Members và chuyển các vấn đề cần xử lý đến đúng người phụ trách.
• Góp phần duy trì tiêu chuẩn dịch vụ chuyên nghiệp, thân thiện và bảo mật.

D. Hỗ trợ Meetings, Forums & Events

• Hỗ trợ tổ chức Chapter/Community Meetings, Forums, Member Orientation, Leadership Meetings, Training, Business Networking Events và các sự kiện khu vực/quốc tế.
• Quản lý danh sách khách mời, đăng ký, attendance, agenda, tài liệu, địa điểm, setup, name tag, F&B và check-in.
• Tổng hợp feedback sau sự kiện và theo dõi các action items phát sinh.

E. Quản lý lịch & điều phối

• Quản lý lịch hoạt động chính của CorporateConnections.
• Phối hợp lịch giữa National Director, Directors, Leadership Team, Members và Partners.
• Gửi calendar invitation, reminder và cập nhật thay đổi lịch.
• Chuẩn bị thông tin trước cuộc họp, ghi nhận biên bản khi được yêu cầu và theo dõi đầu việc sau họp.

F. Hỗ trợ tài chính – hành chính

• Phối hợp với Finance/Accounting để theo dõi hồ sơ membership, hợp đồng, đề nghị thanh toán, hóa đơn và tình trạng thanh toán.
• Theo dõi chi phí chương trình/sự kiện, thu thập chứng từ và đối soát với nhà cung cấp.
• Không trực tiếp chịu trách nhiệm kế toán nhưng phải bảo đảm hồ sơ hành chính liên quan đầy đủ và chính xác.

G. Báo cáo & theo dõi KPI

• Chuẩn bị báo cáo định kỳ về số lượng Members, Member mới, renewal, attendance, sự kiện, mức độ tham gia, yêu cầu chăm sóc Member, action items và các vấn đề cần Leadership quyết định.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Hospitality, Event hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí Admin, Operations, Customer Service, Event hoặc Executive Assistant.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong cộng đồng doanh nhân, hiệp hội, membership organization, hospitality, event hoặc dịch vụ khách hàng cao cấp.
• Tổ chức công việc tốt, chú ý chi tiết và khả năng theo dõi nhiều đầu việc cùng lúc.
• Giao tiếp chuyên nghiệp, phối hợp tốt với nhiều nhóm đối tượng.
• Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace, Excel/Google Sheets, Calendar; biết CRM hoặc hệ thống quản lý Member là lợi thế.
• Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong email và giao tiếp công việc là lợi thế lớn.
• Chuyên nghiệp và chỉn chu.
• Chủ động, không chờ giao việc.
• Có tinh thần phục vụ và giữ cam kết.
• Cẩn thận với dữ liệu, bảo mật thông tin Member.
• Giao tiếp lịch sự nhưng quyết đoán.
• Có khả năng làm việc dưới áp lực trong những ngày có sự kiện.
• Có tư duy “follow-through” – việc đã nhận phải theo đến khi hoàn tất.

• Lương thỏa thuận theo năng lực
• Thưởng theo năng lực
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN
• Phép năm, ngày nghỉ lễ/tết theo Luật quy định.
• Được đào tạo nâng cao nghiệp vụ.
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Teambuilding hằng năm.