Nhân Viên Nhập Liệu Và Lưu Trữ

Nhập liệu (40% thời gian)

•      Nhập trong 24 giờ kể từ khi nhận hồ sơ; việc gấp theo yêu cầu đầu mối.

•      Tự kiểm tra lại với hồ sơ gốc trước khi chốt; đánh dấu dòng đã kiểm tra.

•      Thiết lập và theo dõi cảnh báo: hợp đồng thuê, hợp đồng CTV, hợp đồng lao động sắp hết hạn trong 30/60 ngày – gửi đầu mối phụ trách mỗi thứ Hai.

•      Phát hiện sai sót đã gửi đi: báo ngay người nhận, gửi bản sửa kèm nguyên nhân.

•      Chuẩn hóa dữ liệu: mã thống nhất, không trùng lặp, định dạng ngày/số điện thoại đồng nhất.

Lưu trữ hồ sơ, giấy tờ toàn công ty (30%)

•      Xây dựng và vận hành hệ thống mã hồ sơ thống nhất: [Phòng]-[Loại hồ sơ]-[Năm]-[Số thứ tự]. 

•      Tiếp nhận hồ sơ gốc từ các phòng ban kèm biên bản/sổ giao nhận; kiểm tra đủ trang, đủ chữ ký trước khi nhận.

•      Scan 100% hồ sơ, lưu thư mục điện tử cùng cấu trúc mã với kho giấy; đặt tên file: [Mã hồ sơ]_[Tên ngắn]_[Ngày].

•      Quản lý sổ mượn – trả: ghi người mượn, ngày mượn, hạn trả; nhắc trả quá hạn. Hồ sơ gốc không ra khỏi văn phòng khi chưa có phê duyệt của trưởng bộ phận.

•      Theo dõi thời hạn lưu trữ; lập danh sách hồ sơ hết hạn đề xuất hủy, hủy có biên bản và phê duyệt của CEO.

•      Vào sổ công văn đi/đến, đóng dấu đến, chuyển đúng người nhận trong ngày.

Văn phòng phẩm, vật tư (10%)

•      Lập định mức văn phòng phẩm theo phòng ban, trình HR/CEO duyệt.

•      Theo dõi tồn kho trên Google Sheet; kiểm kê cuối tháng.

•      Ngày 25 hằng tháng: tổng hợp nhu cầu các phòng, lập đề xuất mua, so sánh tối thiểu 2 báo giá cho đơn trên 2 triệu.

•      Nhận hàng: đối chiếu số lượng, chất lượng với đơn đặt và hóa đơn; chuyển hóa đơn cho Kế toán thanh toán.

•      Cấp phát có ký nhận; báo cáo phòng sử dụng vượt định mức.

Admin nội bộ (20%)

•      In ấn, photo, đóng quyển, chuyển phát hồ sơ cho tất cả phòng ban.

•      Quản lý tài sản văn phòng (máy in, máy tính dùng chung, bàn ghế, thiết bị): lập danh mục, gắn mã, báo hỏng, liên hệ sửa chữa.

•      Đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu, nước uống; tiếp khách, hướng dẫn khách đến đúng bộ phận.

•      Nhận – phân loại thư từ, bưu phẩm; vào sổ và chuyển người nhận trong ngày.

•      Hậu cần nhân sự theo phiếu của HR: chuẩn bị chỗ ngồi, văn phòng phẩm cho người mới; thu hồi tài sản, thẻ, chìa khóa khi nhân sự nghỉ việc.

•      Giữ sổ giao nhận chìa khóa/thẻ từ dự phòng căn hộ nếu QLVH giao (chỉ giữ và ghi sổ).

•      Vệ sinh, trật tự văn phòng: theo dõi nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh, nước uống.

•      Đề xuất cải tiến: số hóa hồ sơ, biểu mẫu điện tử, giảm in giấy.

-Trung cấp trở lên; ưu tiên Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Hành chính

-Từ 6 tháng ở vị trí nhập liệu, văn thư, lưu trữ, admin, hành chính

-Gõ nhanh (≥ 40 từ/phút tiếng Việt có dấu), chính xác, kiên trì với việc lặp lại

-Lọc, sắp xếp, Data validation, VLOOKUP/XLOOKUP, COUNTIFS, định dạng có điều kiện

-Tư duy phân loại, mã hóa; biết scan, quản lý thư mục điện tử (Google Drive)

-Cẩn thận, tỉ mỉ, chi tiết ngăn nắp, kín đáo với thông tin nội bộ; chủ động nhắc việc các phòng ban

-Từng làm trong công ty bất động sản, quản lý tòa nhà; ở gần văn phòng

Lương thưởng chế độ đầy đủ theo chính sách của cty và luật lao động

Được hướng dẫn đào tạo khi vào làm việc