Admin Supervisor | Tại TPHCM

RESPONSIBILITIES:

• Đảm bảo toàn bộ tài sản, vật tư, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho thuộc phạm vi được giao được quản lý chặt chẽ, đầy đủ và chính xác; kiểm soát việc nhập – xuất – tồn – cấp phát – sử dụng – thu hồi – điều chuyển – thanh lý, hạn chế thất thoát, lãng phí và sử dụng sai mục đích.
  Ensure the strict, comprehensive, and accurate management of all assets, materials, tools, equipment, and inventory within the assigned scope; control processes regarding receipt, issuance, inventory levels, allocation, usage, retrieval, transfer, and disposal to minimize loss, waste, and misuse.
• Đảm bảo các kho được vận hành an toàn, khoa học, đúng quy trình và đáp ứng nhu cầu hoạt động của Công ty.
  Ensure that warehouses are operated safely, systematically, and in accordance with established procedures, while meeting the Company's operational needs.

A. Quản lý tài sản Công ty/ Company Asset Management

• Xây dựng và thực hiện quy trình quản lý tài sản, công cụ dụng cụ (CCDC).
• Theo dõi đầy đủ danh mục tài sản: mã tài sản, tên tài sản, số lượng, tình trạng, bộ phận sử dụng, người chịu trách nhiệm và vị trí sử dụng.
• Kiểm soát việc bàn giao, điều chuyển, thu hồi, sửa chữa, bảo trì và thanh lý tài sản.
• Tổ chức kiểm kê tài sản định kỳ và đột xuất.
• Đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách/hệ thống; xác định và báo cáo các trường hợp: Mất tài sản; Hư hỏng; Thiếu/thừa; Sử dụng sai mục đích; Không xác định được người/bộ phận chịu trách nhiệm.
• Phối hợp với các phòng ban xử lý tài sản hư hỏng, mất mát hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
• Đề xuất phương án tối ưu hóa việc sử dụng và khai thác tài sản Công ty.
  Develop and implement procedures for managing assets and tools/equipment.
  Maintain comprehensive asset records, including asset codes, names, quantities, conditions, user departments, responsible personnel, and locations.
  Oversee the handover, transfer, retrieval, repair, maintenance, and disposal of assets.
  Organize periodic and ad-hoc asset inventories.
  Reconcile physical counts with records/systems; identify and report issues such as loss, damage, discrepancies (shortages/surpluses), misuse, or inability to determine the responsible party/department.
  Coordinate with relevant departments to handle damaged, lost, or redundant assets.
  Propose plans to optimize the utilization and management of company assets.

B. Quản lý kho Admin/ Warehouse Management Admin

• Kiểm soát nhập – xuất – tồn.
• Kiểm soát việc cấp phát cho các phòng ban.
• Thiết lập định mức tồn kho tối thiểu/tối đa.
• Theo dõi các vật tư có nguy cơ tồn kho lâu ngày, dư thừa hoặc hết hạn.
• Tổ chức kiểm kê định kỳ.
• Đảm bảo kho được sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ kiểm đếm và an toàn.
  Manage goods receipt, issuance, and inventory levels.
  Control the distribution of supplies to departments.
  Establish minimum and maximum inventory levels.
  Monitor items at risk of long-term storage, overstocking, or expiration.
  Organize periodic inventory counts.
  Ensure the warehouse is organized systematically to facilitate easy retrieval, counting, and safety.

C. Kiểm soát kho nguyên vật liệu trực tiếp/ Direct raw material inventory control

• Kiểm soát quy trình nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu.
• Kiểm tra chứng từ nhập/xuất và tính phù hợp với yêu cầu cấp phát.
• Kiểm soát số lượng thực tế so với chứng từ/hệ thống.
• Phối hợp với Sản xuất, Mua hàng, Kế toán, QC/QA trong việc kiểm soát vật tư.
• Theo dõi tồn kho và cảnh báo: Thiếu nguyên vật liệu; Tồn kho vượt mức; Vật tư chậm luân chuyển; Vật tư hư hỏng; Vật tư không phù hợp; Chênh lệch giữa thực tế và hệ thống.
• Đảm bảo nguyên vật liệu được lưu trữ đúng điều kiện và nguyên tắc quản lý phù hợp, chẳng hạn FIFO/FEFO nếu áp dụng.
• Tham gia kiểm kê và xử lý chênh lệch tồn kho.
  Control the inbound, outbound, and inventory processes for raw materials.
  Verify inbound/outbound documentation and ensure alignment with issuance requests.
  Reconcile physical quantities against documentation and system records.
  Coordinate with Production, Purchasing, Accounting, and QC/QA departments regarding material control.
  Monitor inventory levels and issue alerts regarding: material shortages; overstock; slow-moving items; damaged or non-conforming materials; and discrepancies between physical stock and system records.
  Ensure materials are stored under appropriate conditions and managed according to relevant principles (e.g., FIFO/FEFO, where applicable).
  Participate in physical inventory counts and the resolution of inventory discrepancies.

• Xây dựng, cập nhật và giám sát việc tuân thủ các quy trình quản lý tài sản và kho.
  Develop, update, and monitor compliance with asset and inventory management procedures.
• Đảm bảo dữ liệu giữa thực tế – chứng từ – hệ thống – báo cáo được thống nhất.
  Ensure consistency of data across physical reality, source documents, the system, and reports.
• Lập kế hoạch kiểm kê và thực hiện các báo cáo liên quan định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
  Plan inventory counts and prepare related reports on a periodic basis or upon request.
• Thực hiện một số công việc liên quan theo yêu cầu của cấp quản lý.
  Perform other tasks required by manager

• Số lượng: 01 người
• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính, Logistics, Quản lý kho, Kế toán hoặc các ngành có liên quan.
• Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh cả 4 kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết).
• Kinh nghiệm: Trên 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm quản lý hành chính, tài sản, kho bãi hoặc logistics.
• Ưu tiên: Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại nhà máy hoặc môi trường sản xuất.
• Kỹ năng chuyên môn:
• Khả năng đối chiếu, đối soát dữ liệu và chứng từ với thực tế.
• Thành thạo Excel; ưu tiên người có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý tài sản.
• Kỹ năng tốt về kiểm kê, phân tích chênh lệch và giải quyết vấn đề.
• Tố chất & Kỹ năng mềm:
• Tỉ mỉ, trung thực, quyết đoán và có tư duy kiểm soát tốt.
• Khả năng phối hợp tốt giữa các phòng ban nhưng vẫn giữ được tính độc lập trong công tác kiểm soát.

• Quantity: 01 people
• Graduated in fields such as Business Administration, Administration, Logistics, Warehouse Management, Accounting, or a related field.
• Fluently in English both speaking and writing.
• Above 3 years of experience in similar position.
• Experience in the management of administration, assets, warehousing, or logistics.
• Preference for candidates with experience in a factory or manufacturing environment.
• Ability to reconcile data and documentation with physical reality.
• Proficiency in Excel; preference for experience with asset management software.
• Strong skills in inventory taking, variance analysis, and problem-solving.
• Meticulous, honest, decisive, and possessing a strong control mindset.
• Ability to coordinate across departments while maintaining independence in control functions.

• Các chế độ phụ cấp theo quy định của Công ty áp dụng cho các dịp: Sinh nhật, Kết hôn, Sinh con, Nằm viện, Thân nhân qua đời, Thâm niên
• Du lịch/Nghỉ mát hàng năm cùng Công ty
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm
• Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định của pháp luật lao động
• Bảo hiểm sức khỏe và Bảo hiểm tai nạn 24/24
• 15 ngày phép năm
• Nghỉ lễ Giáng sinh ngày 25/12
• Quà Tết
• Quà mừng Ngày Quốc tế Phụ nữ
• Quà mừng Ngày Quốc tế Thiếu nhi
• Tiệc tổng kết cuối năm (Year-end party)
• Lương tháng 13
• Xét tăng lương hàng năm và thưởng KPI

• Allowances according to the Company’s policy for occasions: Birthday, Marriage, Childbirth, Hospitalization, Deceased relative, Seniority
• Company trip every year
• Annual health check
• Pay social insurance, health insurance, unemployment insurance according to labor law
• Health insurance and 24/24 Accident insurance
• 15 days of annual leave
• Christmas Day off on 25th of Dec
• Tet Gifts
• Gifts for International Women's day
• Gifts for International Children’s day
• Year-end party
• 13th month salary.
• Annual salary increase and KPI bonus